¿Cuándo es recomendable hacer una reunión online?
Cada día nuestros médicos están más acostumbrados y se sienten más cómodos ante las nuevas tecnologías y el uso de internet. Con los años hemos visto como las reuniones online han pasado de ser algo a evitar por la falta de seguridad y la incertidumbre de no saber qué hace el que está al otro lado, a ser una forma muy fácil, rápida y dinámica de llegar a mucha más gente, con un menor coste y ahorrando mucho tiempo a nuestro stakeholder que se evita los grandes desplazamientos.
No estamos diciendo que estas reuniones sustituyan siempre a las reuniones presenciales ya que el beneficio de las mismas es indudable, pero si es una buena idea combinarlas para mantener ese contacto con más frecuencia de la que se esperaría presencialmente.
Por otro lado, una opción mixta que funciona muy bien, consiste en hacer una reunión online desde una sede y que la recepción sea a través de pequeñas reuniones locales. En este caso, el impacto es más importante y nos aseguramos que a nuestro interlocutor le llega claramente el mensaje que le queremos transmitir.
Por lo tanto, cualquier momento es bueno para una reunión de estas características, los médicos están acostumbrados y en general la opinión es muy positiva, pero estaría especialmente recomendando en el caso de que necesitemos ahorrar costes o de que nuestros stakeholders no tengan el tiempo necesario para desplazarse hasta el lugar de la reunión.
¿Qué ejemplos de reuniones en la industria farmacéutica se hacen por estas vías?
Cada vez se hacen más sesiones online y casi cualquier reunión presencial podría hacerse online. Algunos ejemplos serían:
- Seminarios y eventos relacionados con patología o producto
- Presentación resultados de un estudio
- Reuniones de trabajo, workshops de Coordinadores o Comités de una acción
- Formación
¿Qué es lo más utilizado para una reunión online?
En el ámbito profesional, las opciones más recomendables y que más se están usando en la actualidad, son el formato Webinar y el de Videostreaming.
Webinar, es una manera de compartir información, impartir una charla o dictar un curso en tiempo real con las mismas herramientas que si se llevara a cabo en un aula, es decir permite interactuar en tiempo real. Es necesario contar con un software apropiado que permita compartir la pantalla y demás aplicaciones.
Videostreaming: Es la distribución digital de multimedia (audio y vídeo) a través de una red de ordenadores de manera que el usuario final consume el producto en paralelo mientras se descarga. En la sala desde la cual se emite es necesario contar con un equipo de grabación y mesa de mezclas que enviará la información al resto de ordenadores.
¿Cómo decidimos cuál elegir?
Las dos opciones son válidas para transmitir con éxito una reunión online. Para elegir una u otra nos tendríamos que hacer dos preguntas importantes:
- ¿Quiero que haya interacción continua entre los distintos asistentes?
- ¿Me interesa tener al ponente en una de las sedes o le damos libertad para que esté donde quiera? O lo que es lo mismo, ¿voy a llegar hasta el ponente con un equipo de videoestreaming?
Si la respuesta es afirmativa para la primera pregunta, se podría descartar el videostreaming, ya que es básicamente unidireccional, la cámara está localizada en un sitio que es el emisor y transmite en directo lo que está pasando. Se pueden habilitar mecanismos para que haya cierta interacción. Por ejemplo se puede llamar por teléfono con la imagen del ponente en pantalla (como vemos a veces en los telediarios con algún corresponsal), pero esto debería ser puntual porque no sería la primera elección si este es el objetivo principal de la reunión.
Respondiendo a la segunda pregunta, el videostreaming implica un equipo profesional de vídeo, audio y mezclas que debe estar localizado donde el ponente mientras que para la webex es suficiente con un ordenador. Esto último permite que el ponente pueda estar solo con su ordenador y una buena conexión a internet en cualquier lugar del mundo.
¿Qué hay que tener en cuenta cuándo se decide hacer una reunión de estas características?
Lo primero y más importante es asegurar una buena conexión a internet. Es importante garantizarlo tanto en el sitio emisor con en el receptor. Para estar seguros, nosotros recomendamos que la conexión siempre que sea posible sea a través de cable, ya que el wifi puede jugarnos una mala pasada si no es exclusivo para nosotros y hay mucha gente usándolo en un determinado momento.
Además de esto, es muy importante disponer de los ordenadores que van a emitir o recibir la señal (también se puede hacer vía tableta o móvil, el problema que nos encontraremos es que no podremos tener conexión por cable). El audio también va a ser una parte muy importante, y si hay varias personas para un mismo ordenador se deberá de contar con altavoces para la correcta recepción por parte de todos. Igualmente si se va a proyectar, se necesitará una pantalla y un proyector. Además, para la gente que vaya a hablar, será importante disponer de micros, bien fijos o de solapa en función del planteamiento de la reunión.
Para la imagen, en el caso del videostreaming, vendrá por parte del equipo que hayamos contratado, que en función de lo que queramos, podrá contar con una o varias cámaras (para tomar distintos planos), focos (dependiendo de la luminosidad del sitio, aunque suele ser aconsejable), y una mesa de mezclas (para poder incorporar títulos y combinar imágenes de más de un ordenador).
En el caso del webinar es importante que nos hayamos descargado con anterioridad el software y hayamos comprobado que funciona correctamente. A partir de ahí, con la cámara web del ordenador puede ser suficiente, pero si el ponente prefiere estar de pie, separado del ordenador o hay que enfocar a varios ponentes en una mesa es recomendable una cámara web externa.
¿Cuál es el coste aproximado de cada una de ellas?
En nuestra página web hay ejemplos de distintas acciones online realizadas y se puede pedir presupuesto en función de las características de cada caso. El precio del videostreming es más o menos fijo y variará sólo en función del equipo que se requiera. Para los webinars hay que tener en cuenta el número de ellas y cuánta gente va a participar en cada una.
Nuestra recomendación…
Cuando hay un único sitio emisor (por voz e imagen), accesible al equipo de videostreming, nuestra recomendación sería elegir videostreaming, por su sencillez en el uso y el potencial para llegar a toda la gente que queramos de una forma muy práctica, por otro lado, si lo que queremos es una reunión de trabajo donde se vea y se oiga a gente en varios puntos distintos, nuestra elección sería un webinar.