Las Sociedades Científicas tienen un papel fundamental en la transmisión y actualización de información a los profesionales de cierto sector o especialidad. También es importante resaltar su función ante los pacientes y ciudadanía general a la hora de concienciar o educar en torno a un tema.
Por todo ello, cuando hablamos de la comunicación de las Sociedades Científicas es importante estudiar los canales adecuados y ofrecer una información rigurosa que colabore con la divulgación sanitaria que realiza la asociación.
A continuación, explicamos los canales básicos de comunicación que pueden ayudar a dinamizar una Sociedad Científica para obtener una mayor visibilidad, conseguir nuevos socios o obtener fondos para sus actividades.
Sitio Web
Hoy en día, si no estás en Google no existes. Contar con un sitio web que sirva de repositorio general donde se pueda encontrar toda la información de la Sociedad es básico para cualquier entidad.
Ahora bien, si es importante tener web, es más importante aún que sea una web responsive, con una correcta experiencia de usuario. En otras palabras, deberá ser una web que se adapte a cualquier tipo de dispositivo, intuitiva para todos los usuarios que puedan acceder a ella.
En esta web, será importante estructurar correctamente los contenidos para asegurar una correcta experiencia del usuario, con toda la información categorizada de forma intuitiva. Las categorías o secciones más comunes son las siguientes:
- Formación: eventos, webinars, cursos o recursos que puedan ser interesantes para nuestros socios.
- Estudios e investigaciones: un apartado con las publicaciones o investigaciones que estén siendo avaladas por la sociedad o impulsadas por ella.
- Empleo: ofertas de empleo dirigidas a miembros de la sociedad, relevantes a la especialidad de los mismos.
- Noticas: cualquier otra información relevante para los socios o pacientes.
Además de todos estos contenidos, suele ser interesante añadir información sobre la Sociedad (historia, objetivos, Junta Directiva, etc.) y formas de participación. Entre las formas de participación, funcionan muy bien los grupos de trabajo o propuesta de nuevas investigaciones.
Por otro lado, es importante que la web incluya una intranet para los socios. En ella, podrán encontrar documentos dirigidos exclusivamente a los profesionales y socios (por ejemplo, el resumen de las reuniones de la junta).
Toda la información que aparezca en la web, será susceptible de comunicar, con el objetivo de atraer tráfico a la web y dar a conocer a la Sociedad Científica.
Redes sociales
Las redes sociales son una plataforma que, bien gestionada, permite llegar a un público amplio de personas a las que no llegaríamos de otra manera (o necesitaríamos de grandes partidas presupuestarias para llegar a ellas). Es una fórmula rápida, eficaz y dinámica de comunicar novedades de la Sociedad y de mostrar su actividad del día a día.
Para dar esa imagen de asociación viva y en constante actividad es importante elaborar una estrategia clara y un plan de contenidos que permitan intercalar contenidos relevantes con novedades de actualidad. Dentro de la estrategia, se podrán abordar asuntos desde el público al que nos dirigimos (¿queremos ir hacia los socios y socios potenciales o también queremos involucrar a la sociedad general?) hasta la frecuencia de publicación.
Otro tema recomendable para ciertas acciones son las campañas de pago en redes sociales (conocidas como Social Ads). Estas campañas pueden ser útiles para asegurar la asistencia en ciertos eventos, difundir noticias, promocionar webinars, conseguir nuevos socios u obtener financiación.
Newsletters
Ya sólo por el hecho de tener socios, la Sociedad Científica contará con un buen número de correos electrónicos en su base de datos. Además de los socios, es posible recoger nuevos leads a través de formularios de la web donde no sólo consten los miembros de la Sociedad, sino que se puedan suscribir interesados en la materia o incluso pacientes.
Una vez definido el público (o los diferentes públicos) al que queremos impactar, estableceremos una frecuencia de envío. Por ejemplo, cuando la comunicación va dirigida a un público general, suele ser recomendable el formato Newsletter mensual (o trimestral). Al no ser socios, la tolerancia a recibir muchos emails no será tan alta como la de los miembros de la Sociedad Científica, quien aceptarán de buen grado uno o más emails a la semana si la información es relevante para ellos.
Patronos y patrocinadores de las Sociedades Científicas
Un elemento que suele resultar de mucha utilidad en la difusión de las acciones y actividades de la Sociedad suelen ser los patronos y los patrocinadores. Asegúrate de que les incluyes en el desarrollo de algún proyecto (puede ser una acción concreta, el patrocinio de un congreso o actividades de formación, por ejemplo).